Postfach & Antwort-KI
Jede Mail am richtigen Kontakt. Jede Antwort eingeordnet.
Kontor liest alle angebundenen Postfächer, ordnet Mails Kontakten zu und zeigt dir nur, was wirklich eine Antwort braucht. Die KI bereitet vor – du entscheidest.
Klingt interessant – können Sie uns ein Angebot für beide Standorte machen? Die Verbräuche schicke ich Ihnen.
Entwurf
Gern! Damit wir für beide Standorte rechnen können, brauchen wir die letzten Jahresabrechnungen. Passt Ihnen ein kurzes Telefonat am Donnerstag?
Alle Postfächer
Ein Posteingang für alle Konten.
Hauptpostfach und weitere Konten werden per IMAP gelesen – Posteingang und „Gesendet“, auch Antworten, die du direkt im Mailprogramm geschrieben hast. Mails werden zu Verläufen zusammengefasst und Kontakten zugeordnet.
- Erster Abruf: die letzten 30 Tage, danach nur Neues
- Gelesen/ungelesen in beide Richtungen abgeglichen
- Ansichten: Posteingang, Ungelesen, Leads & Partner, Gesendet, Archiv
- Suche über Name, Adresse, Betreff und Text
- Jana KrügerRe: Ihre Anfrage zu den StandortenInteresse
- Tom BergerFrage zur LaufzeitRückfrage
- Kanzlei VogtAbwesend bis 24.10.Abwesend
- Druckerei HaasKein BedarfKein Interesse
Anliegen
Die Arbeitsseite: nur, was auf deine Antwort wartet.
Statt eines vollen Postfachs zeigt „Anliegen“ je Verlauf höchstens ein offenes Anliegen – sortiert in vier Bereiche. Es verschwindet, sobald du antwortest, auch wenn du aus dem Mailprogramm antwortest.
- Interesse: Analyse und Entwurf liegen schon bereit, Erinnerung bis 18 Uhr
- Fragen & Sonstiges: Analyse vorab, Entwurf auf Klick
- Absagen: Entwurf nur auf Klick
- Automatisch gefiltert: Abwesenheit, Eingangsbestätigung, Newsletter – nur bei eindeutigen Merkmalen
| Von | Bereich | Fällig |
|---|---|---|
| Jana Krüger | Interesse | heute 18:00 |
| Tom Berger | Fragen & Sonstiges | – |
| Druckerei Haas | Absagen | – |
| noreply@… | Automatisch gefiltert | blendet sich aus |
Antwort-KI
Fünf Klassen, eine Begründung, eine Sicherheit.
Feste Regeln erkennen Abwesenheit und Autoantworten – die Folge läuft dann weiter. Jede echte Antwort liest die KI und ordnet sie ein. Ist sie unter 70 % sicher oder nicht erreichbar, bekommt die Antwort „bitte prüfen“.
- Interesse und Rückfrage setzen die Stufe „Antwort“
- Kein Interesse legt als verloren ab
- Abmeldung sperrt den Versand sofort
- Korrigieren geht in Liste, Akte und Postfach – Stufe und Folge ziehen mit
Gerne, aber wir haben schon einen Dienstleister.
Entwurf
Verstanden – danke für die offene Rückmeldung. Falls sich das ändert, melden Sie sich gern.
Selbst testen
Sechs Beispiel-Antworten, sechs Einordnungen.
Wähle eine Antwort und sieh Klasse, Sicherheit, Begründung und Entwurf. Die 70-%-Linie zeigt, ab wann du prüfst.
Entwurf aus deinen Stichpunkten
Entwürfe
Stichpunkte rein, Antwort im richtigen Ton raus.
Die KI liest den bisherigen Schriftwechsel, die Akte mit Stufe, Notizen und Angeboten und erkennt den Ton – du oder Sie, förmlich oder locker, Länge, Sprache. Sie erfindet keine Zahlen, Preise oder Zusagen.
- Feinschliff per Klick: kürzer, förmlicher, lockerer, wärmer, klarer
- „Vor dem Senden prüfen“ zeigt, was fehlt
- Antwort aus dem Postfach, in dem der Verlauf liegt – mit Signatur und Zitat
- „Später erinnern“: 2 Std., morgen 9:00, 3 Tage, 1 Woche
Lernen
Jede Korrektur und jede Freigabe macht die KI genauer.
Korrigierst du eine Einordnung, wird sie zum Lernbeispiel. Die neuesten 25 Korrekturen – Fehler zuerst, mit deinem Hinweis – bekommt die KI bei jeder neuen Antwort mit. Bei Entwürfen speichert jede Freigabe Entwurf und Endfassung als Beispiel.
- Gedächtnis je Kontakt: Preise, Termine, Fristen und Absprachen aus deinen gesendeten Antworten
- Höchstens 4 kurze Fakten je Antwort, nichts erfunden
- Altbestand neu einordnen lassen – nur als Vorschlag, du bestätigst
- Trefferquote von KI und Regeln sichtbar
Technik
Postfach und KI im Detail.
Abruf
- Takt
- alle 15 Minuten per Cronjob, zusätzlich „Jetzt abrufen“
- Erstabruf
- letzte 30 Tage
- Je Lauf
- bis 120 Mails je Ordner, höchstens 25 Sekunden
- Protokoll
- IMAP über TLS mit Zertifikatsprüfung
Anzeige
- HTML-Mails
- abgeschottetes iframe ohne Skripte
- Externe Bilder
- erst auf Klick (Tracking-Schutz)
- Anhänge
- zum Herunterladen, beim Senden zusammen bis 15 MB
Antwort-KI
- Klassen
- Interesse · Rückfrage · Antwort · Kein Interesse · Abmeldung
- Regeln vorab
- Abwesend · Automatische Antwort
- Schwelle
- unter 70 % Sicherheit: bitte prüfen
- Lernbeispiele
- neueste 25 Korrekturen
- Modell
- Claude (Anthropic), ca. 1–2 Cent je Antwort
Anliegen
- Bereiche
- Interesse · Fragen & Sonstiges · Absagen · Automatisch gefiltert
- Erinnerung
- Tagesende 18 Uhr (nach 17 Uhr: nächster Tag)
- Startfenster
- offene Mails der letzten 14 Tage
- Versand
- nie automatisch, nur nach Freigabe
Fragen zum Postfach
Was Kontor mit deinen Mails macht.
Ändert Kontor etwas in meinem Postfach?
Gelesen-Status wird abgeglichen, sonst nichts. Archivieren gilt nur in Kontor – im Mailprogramm bleibt die Mail, wo sie ist.
Welche Anbieter gehen?
Jedes Postfach mit IMAP und SMTP. Für Google Workspace, Microsoft 365, IONOS, Strato und Hostinger-Mail gibt es Voreinstellungen.
Was, wenn die KI danebenliegt?
Du korrigierst mit einem Klick. Stufe und Folge ziehen sofort mit, und die Korrektur wird zum Lernbeispiel.
Sieht die KI private Mails?
Eingeordnet werden Antworten in Verläufen. Was nach Newsletter oder Benachrichtigung aussieht, wird nur bei eindeutigen Merkmalen gefiltert.
Geht es ohne KI?
Ja. Ohne KI-Schlüssel bekommen echte Antworten „bitte prüfen“, die Regeln für Abwesenheit laufen weiter.
Kann ich Anhänge verschicken?
Ja, per Auswahl oder durch Hineinziehen ins Antwortfeld, zusammen bis 15 MB.
Weniger Postfach, mehr Gespräche.
Wir binden deine Konten an und richten die Antwort-KI auf deine Fälle ein.