Plattform
Ein Datenmodell, das deinen Vertrieb abbildet.
Jeder Kontakt trägt Herkunft, Rechtsgrundlage, Stufe und Verlauf. Darauf bauen Pipeline, Listen, Automatisierung und Reporting auf – alles in einer Datenbank auf deinem Server.
- Stufe
- Gespräch · Termin
- Leadstatus
- Lead (warm)
- Quelle
- Webformular
- Einwilligung
- Formular, 14.09. 09:12
- Wiedervorlage
- Do, 10:00
- Umsatz / Monat
- ~35.000 €
- Herkunft
- Google Ads · Kampagne Gewerbe
- Ort
- Kassel
Verlauf
- heute 08:41Antwort eingegangen · Interesse (94 %)
- gesternMail 2 aus Sequenz zugestellt, geöffnet
- 12.09.Telefonat: Bedarf für zwei Standorte
- 10.09.Über das Webformular eingegangen
Kontakte & Firmen
Die Akte: alles über einen Kontakt auf einer Seite.
Stammdaten oben, Zeitleiste darunter. Mails, Antworten, Anrufe, Meetings, WhatsApp-Notizen und Angebote stehen in einem chronologischen Strom – Systemeinträge leiser, deine Einträge hervorgehoben.
- Firma, Person, zwei E-Mails, zwei Telefonnummern, Website, Profil, Branche, Adresse, Land
- Einträge nachträglich datierbar („Wann war das?“)
- Lange Einträge klappen sich ein, eigene lassen sich bearbeiten
- „System ausblenden“ zeigt nur Gespräche
| Feld | Wert | Herkunft |
|---|---|---|
| Firma | Hotel Seeblick GmbH | Import |
| Ansprechpartner | Tom Berger | Formular |
| Telefon | 0561 123456 | Kalender-Buchung |
| Website | hotel-seeblick.example | Import |
| Branche | Hotellerie | von Hand |
| Kampagne | Gewerbe Herbst | utm_campaign |
Objekte
Was Kontor speichert.
Die Grundobjekte sind vorhanden. Eigene Felder und weitere Objekte richten wir im Projekt ein.
Person und Firma in einem Datensatz, mit Quelle, Spur, Stufe und Status.
Woher ein Kontakt kam – je Quelle mit Schaltern für E-Mail und Anruf.
Leistung, Zahlart (einmalig, monatlich, Raten, Erfolgsbeteiligung), Betrag, Rückmeldefrist.
Aus dem Kalender oder von Hand, mit Dauer, Anlass und Link.
Zahlungen mit Erstattungen, laufende Abos mit Fälligkeit und Ampel.
Gesendet und empfangen, mit Zustellung, Öffnung und Einordnung.
Klick-IDs von Google und Meta, utm-Parameter, Referrer, Landingpage, Formularseite.
Kontakte je Projekt oder Marke, getrennt auswertbar, gemeinsam gepflegt.
Pipeline
Zwei Spuren, sechs Phasen, eine Ansicht.
Kalte und warme Kontakte brauchen verschiedene Wege. Kontor führt beide mit eigenen Stufen und fasst sie in der Pipeline zu sechs Phasen zusammen: Neu, Kontaktiert, Gespräch, Angebot, Gewonnen, Verloren. Gesperrte Kontakte fehlen bewusst – sie sind keine Verkaufschance.
- Höchstens 30 Kacheln je Phase, darunter „+ N weitere“
- Filter nach Suche, Quelle, warm/kalt
- Knöpfe statt Drag-and-drop: funktioniert am Handy
- Jeder Phasenwechsel setzt die passende Wiedervorlage
Stufen & Fristen
Die Standard-Stufen – im Projekt anpassbar.
Spur „kalt“
- Ablauf
- Neu → Mail 1 → Mail 2 → Mail 3 → Anruf freigegeben → Angerufen
- Weiter mit
- Antwort → Termin → Kunde
- Wiedervorlage
- +3 Tage nach Mail 1, +5 nach Mail 2, +2 bis zum Anruf
Spur „warm“
- Ablauf
- Neu → Erstkontakt → Antwort → Termin → Angebot → Kunde
- Wiedervorlage
- +2 Tage nach Erstkontakt, Rückmeldedatum beim Angebot
- Anfragen
- Warnung, wenn eine Anfrage länger als 4 Stunden unbeantwortet ist
Endstufen
- Kunde
- kein weiterer Schritt
- Verloren
- Reaktivierung nach 183 Tagen
- Gestoppt
- gesperrt, keine Mails, keine Anrufe
Angebot
- Zahlarten
- einmalig · monatlich · in Raten · Erfolgsbeteiligung
- Rückmeldung
- 3 Tage · 1 Woche · 2 Wochen · 1 Monat · Datum
- Folge
- Stufe Angebot, laufende Folgen stoppen, Wiedervorlage zum Rückmeldedatum
Listen & Ansichten
Gespeicherte Ansichten statt Exportieren und Filtern.
Die Kontaktliste ist dicht, sortierbar und filterbar. Jede Filterkombination lässt sich benennen und als Reiter speichern. Die Schnellsuche (⌘K) findet Kontakte über jedes Wort in Name, Firma, Mail oder Telefon.
- Sortieren nach Name, Quelle, Stufe, Wiedervorlage, letztem Kontakt, Anlage, Aktivität, Sequenz
- Sammelaktionen: Mail, Folge starten, Quelle, Archiv, Sperrliste, Zusammenführen
- Direktaktionen je Zeile: Anrufen und Mail – nur, wenn die Rechtsgrundlage es erlaubt
- Fällige Wiedervorlagen rot, gesperrte Kontakte markiert
| Kontakt | Quelle | Phase | Wiedervorlage |
|---|---|---|---|
| Tom Berger (Hotel Seeblick) | Messe | Kontaktiert | heute |
| Jana Krüger (Metallbau Krüger) | Formular | Gespräch | heute 10:00 |
| Kühlhaus Nord | Import | Angebot | überfällig 2 T. |
| Lea Sommer (Café Morgenrot) | Empfehlung | Gewonnen | – |
Dubletten
Doppelte Kontakte finden – und ohne Datenverlust zusammenführen.
Beim Anlegen sucht Kontor über alle Merkmale: E-Mail, dann Telefon in beiden Feldern, dann Firma plus Website. Telefonnummern werden auf Ziffern reduziert, „+49 171 …“ und „0171 …“ gelten als gleich. Platzhalter wie lauter Nullen zählen als leer.
- Seite „Dubletten“ stellt Paare gegenüber, du entscheidest
- Zwei bis zehn Kontakte aus der Liste zusammenführen
- Verlauf, Termine, Mails, Zahlungen und Folgen wandern mit, leere Felder werden gefüllt
- Sperren bleiben bestehen, die bessere Rechtsgrundlage gewinnt
- Metallbau Krüger ↔ J. Krügergleiche TelefonnummerTelefon
- Hotel Seeblick ↔ Seeblick GmbHgleiche Firma + WebsiteFirma
- Café Morgenrot ↔ L. Sommergleiche E-MailE-Mail
Einwilligung & Sperren
Die Rechtsgrundlage hängt am Kontakt.
Jeder Kontakt trägt seine Grundlage: unbekannt, keine, Bestandskunde oder Einwilligung – mit Zeitpunkt und Nachweis. Kommt ein Kontakt über eine bessere Quelle erneut herein, wird die Grundlage angehoben, nie herabgestuft. Mail und Anruf sind nur möglich, wenn Quelle oder Kontakt es erlauben.
- Sperrliste mit Grund (z. B. ungeeignet, unangemessen) und Begründung
- Archiv ohne Sperre für ruhende Kontakte
- Abmeldung stoppt alle Folgen und wird nie automatisch aufgehoben
- Jede Änderung an Freigaben wird protokolliert
- Grundlage
- Einwilligung
- Nachweis
- Webformular, Haken gesetzt
- Zeitpunkt
- 14.09. 09:12
- Marketing-Einwilligung
- ja, mit Nachweis
- Mail erlaubt
- ja
- Anruf erlaubt
- ja
Verlauf
- 14.09.Grundlage angehoben: keine → Einwilligung
- 02.08.Aus Messe-Import angelegt
Leadstatus
Status aus Daten, nicht aus Bauchgefühl.
Die Quelle sagt, woher jemand kam – und bleibt. Der Status ergibt sich aus Zahlungen und lässt sich von Hand festlegen.
Kein Kauf, kein Zahlungsversuch.
Zahlungsversuch ohne Zahlungseingang – oder von Hand gesetzt.
Erster Kauf vor weniger als 3 Monaten.
Kunde seit mehr als 3 Monaten, letzter Kauf in den letzten 12 Monaten.
Letzter Kauf länger als 12 Monate her.
Eine Hand-Einstellung gewinnt und steht als solche in der Akte.
Wie sieht dein Datenmodell aus?
Wir nehmen deinen Vertriebsprozess auf und richten Stufen, Felder und Ansichten danach ein.