Automatisierung
Abläufe, die von selbst laufen – und von selbst aufhören.
Kontor verschickt Folgen, setzt Wiedervorlagen und steuert Kampagnen. Antwort, Termin, Angebot oder Abmeldung beenden jede laufende Folge sofort. Nichts schreibt doppelt, nichts drängelt.
Mail-Folgen
Folgen mit Ampel: läuft, pausiert, gestoppt, durch.
Eine Folge startest du einmal – den Rest verschickt Kontor. An jedem Kontakt siehst du per Ampel, wo er steht. Eine gestoppte Folge macht beim Wiederaufnehmen dort weiter, wo sie stand. Niemand bekommt Mail 1 zweimal.
- Versand werktags 8–18 Uhr, leicht gestreut
- Höchstens 25 Mails je Lauf, Reserve für Einzelmails
- Drei Versandfehler in Folge: Folge pausiert sichtbar mit Fehlertext
- Double-Opt-In-Prüfung: ohne Bestätigung wartet die Folge bis zu 7 Tage, dann Stopp
| Kontakt | Folge | Schritt | Ampel |
|---|---|---|---|
| Hotel Seeblick | Neue Anfrage | Mail 2 · morgen 09:14 | Läuft |
| Metallbau Krüger | Neue Anfrage | Antwort erhalten | Gestoppt |
| Wäscherei Blank | Angebot nachfassen | pausiert von Hand | Pausiert |
| Café Morgenrot | Willkommen | alle Mails raus | Durchgelaufen |
Wiedervorlagen
Morgens steht oben, was heute dran ist.
Jede Stufe setzt ihre Wiedervorlage selbst: +3 Tage nach der ersten Mail, +5 nach der zweiten, +2 bis zum Anruf, +2 nach dem Erstkontakt, beim Angebot das Rückmeldedatum. Die Arbeitsliste „Heute“ ordnet alles nach Dringlichkeit.
- Jetzt reagieren: unbeantwortete Anfragen und neue Antworten
- Heute dran: fällige Wiedervorlagen und freigegebene Anrufe
- Überfällig: rot, mit Alter
- Ohne nächsten Schritt: Kontakte, die durchs Raster fallen würden
- Anfrage Bäckerei Sonnenkornseit 5 Std. unbeantwortetJetzt
- Jana Krüger antworteteInteresse · 94 %Antwort
- Hotel SeeblickWiedervorlage nach Mail 1Heute
- Kühlhaus NordAngebot, Rückmeldung überfälligÜberfällig
Kampagnen
Versand wie ein Mensch: Aufwärmphase, Abstände, Sendefenster.
Für Kampagnen nutzt Kontor eigene Absender-Postfächer. Jedes neue Postfach startet langsam: 5 Mails am ersten Tag, je Werktag 2 mehr bis zum Ziel. Zwischen zwei Mails liegen zufällig 9 bis 22 Minuten. Folgemails gehen als Antwort im selben Verlauf raus. Kaltakquise per E-Mail richten wir nur für rechtlich zulässige Fälle ein (§ 7 UWG).
- Reine Textmail, Abmeldelink und List-Unsubscribe
- Pro Firma nur ein Verlauf
- Vor der ersten Mail: Adresse, Wegwerf-Domain und Mailserver geprüft
- „Verbindung & DNS prüfen“: Anmeldung, SPF, DKIM, DMARC, MX
A/B-Tests
Bis zu fünf Varianten je Mail. Verlierer schalten sich ab.
Varianten wechseln sich gleichmäßig ab. Haben alle genug Mails, schaltet Kontor auf Wunsch die klar schwächeren ab: Antwortquote unter zwei Dritteln der besten Variante, und die beste hat mindestens drei Antworten.
- Spintax wie {Hallo|Hi} und Platzhalter wie {{vorname}}, {{firma}}, {{stadt}}
- Auswertung je Variante: verschickt, Antwortquote, Interesse, Bounces
- Live-Vorschau und Testmail über das echte Postfach
- Abschaltgrund steht an der Variante
| Variante | Verschickt | Antwortquote | Status |
|---|---|---|---|
| A · Frage im Betreff | 214 | 6,1 % | aktiv |
| B · Kurz & direkt | 209 | 5,3 % | aktiv |
| C · Lange Einleitung | 211 | 2,8 % | abgeschaltet |
Bounce-Schutz
Bevor die Zustellbarkeit leidet, hält Kontor an.
Harte Bounces sperren die Adresse sofort. Drei weiche an dieselbe Adresse gelten als hart. Ein Postfach pausiert ab 5 % harten Bounces (ab 20 Mails), eine Kampagne ab 5 % (ab 40 Mails). Zwei Ablehnungen wegen des Absenders in 14 Tagen pausieren das Postfach ebenfalls.
- Absender-Domains täglich gegen Spamhaus DBL, SURBL und URIBL geprüft
- Drei Verbindungsfehler in Folge: Postfach angehalten
- Zielwerte als Ampel: exzellent, akzeptabel, kritisch
- Du bekommst jedes Mal Bescheid
Text-Labor
Mails aus Bausteinen – bewertet nach echten Antworten.
Im Text-Labor besteht eine Mail aus Plätzen: Betreff, Opener, Hauptteil, Abschluss. Für jeden Platz testest du mehrere Bausteine. Jede Antwort bringt Punkte, und ein Thompson-Sampling gibt den besten Bausteinen die meisten Mails.
- Punkte je Mail: Antwort 1, Kein Interesse 1, Interesse 2, Termin 3, Kunde 5
- Neue Bausteine bekommen zuerst 30 Mails reihum
- Urteil ab 100 ausgewerteten Mails, Auto-Pause erst ab 200
- KI schlägt neue Herausforderer vor – je mit klarer Annahme
| Baustein | Mails | Punkte je 100 | Urteil |
|---|---|---|---|
| Frage zum Standort | 412 | 9,4 | führt |
| Kurz: Ihr Strompreis | 398 | 7,9 | im Test |
| Neugier: 3 Zahlen | 120 | 4,1 | klar schwächer |
Conversions an Werbekonten
Termine und Abschlüsse zurück an Meta und Google.
Kontor weiß, was aus einem Lead wurde – die Werbeplattformen nicht. Wird ein Kontakt auf Termin oder Kunde gesetzt, geht eine Rückmeldung in die Warteschlange: an Meta über die Conversions-API, an Google als Offline-Conversion.
- Nur mit Marketing-Einwilligung, nie für Kaltkontakte
- Direkt vor dem Versand erneut geprüft: ein Widerruf stoppt das Ereignis
- Kontaktdaten nur als SHA-256-Hash, keine Notizen
- Klickfenster: Meta 62 Tage, Google 90 Tage
Schwellen & Grenzen
Die Standardwerte – je Kampagne und Postfach einstellbar.
Folgen
- Sendefenster
- Mo–Fr, 8–18 Uhr
- Je Lauf
- höchstens 25 Mails, alle 15 Minuten
- Fehler
- Pause nach 3 Versandfehlern in Folge
- Stopp
- Antwort, Termin, Angebot, Anruf, Kunde, Verloren, Abmeldung, Bounce, Sperre
Postfächer
- Aufwärmphase
- Start 5 Mails, +2 je Werktag
- Abstand
- zufällig 9–22 Minuten
- Je Lauf
- 1 Mail je Postfach
- Passwörter
- verschlüsselt gespeichert
Schutz
- Postfach
- Pause ab 5 % harten Bounces (ab 20 Mails)
- Kampagne
- Pause ab 5 % harten Bounces (ab 40 Mails)
- Blocks
- Pause ab 2 in 14 Tagen
- Weiche Bounces
- 3 an dieselbe Adresse = unzustellbar
A/B & Text-Labor
- Varianten
- A bis E je Mail
- Abschaltung
- unter 67 % der besten, beste ≥ 3 Antworten
- Text-Labor
- 30 Start-Mails, Urteil ab 100, Pause ab 200
Conversions
- Ereignisse
- Termin → Schedule, Kunde → Purchase
- Fenster
- Meta 62 Tage, Google 90 Tage
- Wiederholung
- bis zu 5 Versuche
Automatisierung mit Bremse.
Wir richten Folgen, Sendefenster und Schutzgrenzen so ein, wie es zu deinem Vertrieb und deiner Rechtslage passt.